相談するとき上手く伝える3つのコツ（準備編）

こんにちは、シイです。

前回は、ひとりで頑張りすぎて仕事を抱えてしまう人に向けて、そのリスクをお伝えしました。また、自分の仕事について上司や関係するメンバーと情報共有したり、相談をして負荷が少しでも軽くなるように働きかける必要性をお伝えしました。

今回は、どのように相談すれば自分の困っていることが上手く伝えられるのか、相談する前の準備で必要な３つのコツをお伝えしたいと思います。

■コツ①　下準備：記録を詳細にとる

ここでは仮に、「自分は仕事を抱えすぎて就業時間内に終わらず残業が続いている。自分の仕事量が多いのではないかと思い、仕事量を見直してほしい」と上司に相談したい場合を設定します。

まず初めに、毎日の仕事内容の詳細を記録に取ります。

１件目：日時、仕事内容、件数、所要時間、状況（完了しているか、継続中か）、その他ご自身の考えた必要項目

２件目：１件目と同様の項目を記録、以下、繰り返し

ここで必要なのは、日々、どのような仕事を、どのくらいの時間をかけて何件こなしているか、完了しているのか否か、といった事実を記録していきます。

時間はかかりますが事実情報の詳細を作ることは、客観的な視野で相談するための土台となります。

だいたい１週間から２週間程度、自分の一番忙しい期間を入れた情報を記録すると、負荷の一番大きいところが計測できてよりよいと思います。

■コツ②　下準備：出来上がった情報を振り返り分析する

出来上がった情報をみて、自分にとって仕事の難易度を記録します。難しい仕事はどの部分が難しいのか、それはなぜかを記録します。

ここでの狙いは、負荷の原因を伝えるための材料を作ることです。易しい仕事だが量が多いのか、難しい仕事で時間がかかるのか等々、難しい場合はその内容を詳細に記録します。

■コツ③　下準備：上記で作った情報をA4用紙１枚程度にまとめる

相談する時には、まず概要を説明し、相手に相談の主旨を理解してもらうことがとても重要です。相談相手が上司や経験豊富な先輩でも、万能ではありません。相談の序盤で主旨を理解してもらえなければ、何を相談したいのかわからず、こちらの状況や心情をくみ取ってもらいにくくなってしまいます。

そこで、相談の主旨を理解してもらいやすくするために、A4用紙１枚程度に、相談内容と事実情報、難易度等をまとめて手渡します。詳細情報は相談が進むにつれ、必要となった場合に見せられるように準備をしておきます。

このA4用紙にまとめた資料は、相談される側にとって文字情報で正確にわかりますし、何度も読み返せる利点があります。

口頭だけの相談では、相手が聞き漏らしや聞き間違いをしていても、それをお互いが気づきにくく、誤解の原因になることもあるので要注意です。

資料を使う効用はまだまだありますので、次回の「相談するとき上手く伝える３つのコツ（実践編）」でお伝えします。

参考になったポイントがあれば、取り入れてみてください。

それでは、また～

byシイ